El tiempo y sus características.

Hablamos de ganarlo, perderlo o ahorrarlo, pero lo cierto es que ni siquiera puede atesorarse. El tiempo avanza de manera inexorable y no hay nada que podamos hacer para modificar su curso. Imposible lograr que se desarrolle más lento o más rápido, o pretender guardar un poco para el futuro.

Del latín tempus, la palabra tiempo se utiliza para nombrar a una magnitud de carácter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio. Cuando una cosa pasa de un estado a otro, y dicho cambio es advertido por un observador, ese periodo puede cuantificarse y medirse como tiempo.

Características del Tiempo

Las peculiaridades del tiempo son:

• Es ATÍPICO; o lo que es lo mismo, indispensable para cualquier tipo de acción; no tiene nada que ver con el resto de los recursos de que disponemos.
• Es EQUITATIVO; Todos disponemos de 24 horas por día; el cómo y el cuándo las distribuyas, es cosa tuya.
• Es INELÁSTICO; Ni se puede acumular, ni ahorrar, ni prestarse.
• Es INDISPENSABLE; ¿Conoces algo que hayas hecho tu o alguien que conoces que haya sido realizado al margen de un parámetro temporal?
• Es INSUSTITUIBLE: Prueba a sustituir tu tiempo por alguna otra cosa, y verás el nefasto resultado que obtendrás.
• Es INEXORABLE: No podemos manipularlo, ni cambiar su trayectoria; en definitiva, que él no se adapta a nosotros, sino al contrario.

Conclusión

El tiempo es algo muy curioso, no se puede, pero cada segundo que pasa es de la manera en que sabemos que existe. Es una de las cosas más útiles, cada persona tiene un número de horas limitado en este mundo y hay que saber aprovecharlas. 

Matriz del Tiempo

Stephen Covey al ser un especialista en efectividad, en su libro, Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, nos presenta esta matriz del tiempo.

La misma contiene dos dimensiones: importante-no importante (va o no va con mi propósito) y urgente-no urgente (requiere o no atención inmediata).  Combinando estas dimensiones obtenemos cuatro cuadrantes como se muestra a continuación:

• El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto puede ser un reclamo urgente de un cliente importante debido a un problema crítico que podría implicar perder al cliente. Es importante y es urgente.

• El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con tu propósito pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser el mantenerse capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgente pero es importante que se haga.

• El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propósito. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo están. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse

• Finalmente en el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo

Conclusión 

Este cuadro o matriz del tiempo nos sirve para ver y organizar nuestras actividades de acuerdo al nivel de importancia y urgencia. Esta herramienta es útil al momento de tener un  trabajo que requiera mucha planificación o muchos cargos, o simplemente para la vida diaria, para ver el trabajo, con la vida personal. 

Técnicas para administrar el tiempo

Existen diversas técnicas o estrategias para la administración del tiempo que son necesarias o pueden ser útiles para un mejor manejo del tiempo en la vida diaria de una persona. 
Es por eso que hay que tener un conocimiento de como utilizarlas en la vida, para poder tener tiempo para todo. 

Veamos algunas de ellas:

Haz y usa listas

• Mi agenda. Ésta es anual y tiene los pendientes más importantes de cada día.
• Lista de cosas que hacer. Es la básica, organizada por mes, semana y día.
• Lista de personas a quien llamar. Está priorizada y organizada alfabéticamente.
• Planeación de conferencias. Ésta es una página para cada una de las personas con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito comunicarle o las ideas que se me ocurren en juntas y conversaciones.

Apoya a tu memoria con folders

La idea es simple: Tienes 90 pendientes: los divides en folders azules, rojos y blancos que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Imaginemos que tienes pensado dar seguimiento a un cliente el próximo mes. Toma un documento (nota, post-it, lo que sea) y márcalo con el número del día que planees llamarlo y colócalo en el folder correspondiente para que te acuerdes. Si se usan bien, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.

Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.

Bloquea tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para todas las actividades de mi trabajo. Cada mes hago varias citas conmigo de trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.

Aprovecha los tiempos muertos

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Pero a mí me ha funcionado bloquear mi tiempo para todas las actividades de mi trabajo. Cada mes hago varias citas conmigo de trabajo. Mi meta es tener el menos tiempo sin asignar posible. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, previenes que otras actividades ocupen tu lista.

Conclusión 

Es muy importante conocer las pequeñas pero útiles estrategias o técnicas para manejar el tiempo. Como aprovechar los tiempo en lo que no estamos haciendo en algo en especial. Como esperar turno para consulta medica, entre clases, o alguna otra actividad que realicemos. 

La Administración del Tiempo

La administración del tiempo es la forma de curar uno de los más importantes y grandes problemas de la sociedad moderna, la falta del tiempo. Frecuentemente la gente se siente abrumada por la gran cantidad de cosas que tiene que hacer (al igual que todos) y por lo tanto su vida personal y profesional sufre, entonces trabajan más duro y por ende más agobiados están.

Vivir así es como correr sobre la ruedita que usan los ratoncitos en sus jaulas; corren y corren y no llegan a ningún lado. Cuando esto sucede reaccionamos de manera "reactivo/responsivo" - respondemos y reaccionamos a lo que pasa. Pero, tarde o temprano esta forma de reaccionar nos lleva a perder el control de nuestra vida y comenzamos a sentirnos victimas de las circunstancias.

La forma en que distribuimos y usamos esas 24 horas se vuelve un acto de malabarismo al tener que encontrarle un espacio para el jefe, la familia, la lectura, el ejercicio, el entretenimiento, los amigos, los hijos, la relajación y el desarrollo y superación personal.
Regularmente debemos detenernos para reflexionar y evaluar lo forma en que invertimos nuestro tiempo. Debemos ser su amo en vez de ser su esclavo. Organizar y poner orden en nuestra vida nos llevará a experimentar una sensación de equilibrio con todo a nuestro alrededor, tranquilidad y calma. Usar principios de la administración del tiempo para lograr lo anterior y mucho, mucho más deberá convertirse en nuestra máxima prioridad para asegurarnos una vida tranquila, saludable y exitosa. Por ejemplo, si queremos gozar de más tiempo y actividades con la familia, primero tenemos que identificar aquellas actividades que nos lo impiden.

Conclusión 

El tiempo es uno el recurso más valioso que tenemos como personas. Nada en este mundo es eterno, y mucho menos el tiempo que nunca se detiene. Hay que saber y distribuir nuestro tiempo en lo que necesitamos que van desde trabajar y entretenernos o dormir o alimentarnos. 
Podemos decir que el tiempo es una de las cosas que más quisiéramos a veces; cuando no nos alcanza para realizar nuestras actividades, como por ejemplo entregar un trabajo a tiempo, es una de las veces en las que mas quisiéramos tener más tiempo. Tiempo para nosotros y para poder terminar aquello que hacemos.
Es por que saber administrarlo es una muy importante en la vida diaria de una persona en la cual su tiempo es muy limitado o es una persona muy ocupada. 

Diagnostico de problemas en el desempeño laboral

Los supervisores tienden a atribuir las causas del desempeño laboral deficiente a la baja motivación y culpan al esfuerzo insuficiente por falta de interés o compromiso. Esto es un problema, ya que se prestan soluciones simplistas.

Para evitar pecar de simplistas, los diagnósticos mal informados de problemas en el desempeño laboral son de rechazo. Los directores necesitan un modelo o marco para guiar su proceso de indagación

DESEMPEÑO=HABILIDAD X MOTIVACIÓN X ESFUERZO

D= H X M X CPR

Donde:

D= Desempeño H= Habilidad (Competencia por hacer las cosas). M= Motivación para hacer las cosas. CPR= Claridad en la percepción del rol 

Así como: 

HABILIDAD= APTITUD X ENTRENAMIENTO X RECURSOS

MOTIVACIÓN= DESEO X COMPROMISO

La primera pregunta de diagnóstico que se debe hacer el supervisor acerca de un individuo con bajo rendimiento es si las deficiencias en el desempeño de la persona radican en la falta de habilidad o en la falta de motivación mediante estas preguntas:

1. ¿qué tan difíciles son las actividades que se asignan al individuo?

2. ¿qué tan capaz es el individuo?

3. ¿con cuanto ahínco está el individuo tratando de tener éxito en el trabajo?

4. ¿Cuánto ha mejorado el individuo?

Si la dirección cree que su trabajador no rinde porqué le faltan habilidades y lo presionan, el trabajador puede responder de forma contraproducente a cualquier táctica con objeto de incrementar su esfuerzo, ya que consideran que el superior es insensible a sus problemas y así el superior viendo esto puede creer que el trabajador directamente no tiene ningún compromiso con la empresa convirtiéndose en un círculo vicioso que hay que romper.

Conclusión 

Es posible detectar los problemas causados por bajo desempeño y que están relacionados con la motivación, siempre y cuando también seamos lo suficientemente observadores en lo que a nuestros trabajadores respecta o al entorno en el que los empleados se encuentran. Es importante detectar el desempeño de los trabajadores en la empresa ya que son los que dependen todo el trabajo y gracias a ellos es por lo que la empresa funciona, pero lamentablemente algunas veces tienden a estar bajos de motivación lo que provoca problemas en el desempeño y por lo cual saber el diagnostico nos servirá de mucho. 

Aplicación de las teorías motivacionales en el ámbito laboral

Las teorías motivacionales antes vistas se pueden aplicar en el trabajo. Veamos cuales son algunas de ellas:

1. Utiliza estrategias de compensación tradicionales e innovadoras para aprovechar la teoría de las expectativas. Esta teoría prioriza la premisa de que para cada tarea específica, los empleados proponen una cantidad de esfuerzo proporcional a su percepción del valor de la compensación que recibirán. Los empleados que se resisten a asumir nuevos deberes del trabajo, afirmando que "no me pagan por esto" sirven como un ejemplo ideal de la teoría de las expectativas en el trabajo.
   
2. Conecta los incentivos de compensación directamente con objetivos de desempeño específicos para impulsar a tus empleados a sobresalir. Entrega generosos bonos de mejor desempeño, y utiliza recompensas intangibles en la compensación monetaria adicional a los empleados para llegar a un nivel más profundo, solicitando un mayor nivel de compromiso con los objetivos de la empresa.
   
3. Crea programas de desarrollo de los empleados, programas de reconocimiento a los asalariados y una cultura positiva, de compañía abierta para aprovechar la teoría de necesidades adquiridas. Esta teoría indica que todas las personas están motivadas fundamentalmente por tres necesidades, con una que necesita siempre ser más fuerte que las otras. De acuerdo con esta teoría, todos los empleados ya sea inconscientemente buscan la realización personal, la aceptación social o el poder. Los programas de reconocimiento a los asalariados puede aumentar la autoestima y la sensación de logro. Una cultura de empresa acogedora anima a los empleados a desarrollar amistades duraderas. Los programas de desarrollo permiten a los trabajadores difíciles moverse a posiciones de liderazgo, cumpliendo sus ambiciones.
   
4. Mide la motivación intrínseca de tus empleados para determinar si la teoría X o Y de McGregor es más apropiada en tu empresa. La teoría X establece la premisa de que los empleados son intrínsecamente contrarios a trabajar, y deben ser constantemente motivados por fuentes externas. La teoría Y establece la premisa contraria, afirmando que los empleados están impulsados internamente para tener éxito en los proyectos que realmente les interesan. Pon estrictas directrices operativas para orientar empleados de primera línea a través de sus rutinas del día a día si sientes que la Teoría X es más apropiada en tu empresa. Asegúrate de que los empleados comprendan que ellos son libres de probar cosas nuevas y aprender de sus errores, haciendo coincidir los empleados con tareas de trabajo que realmente les interesan si sientes que la Teoría Y es el camino a seguir.

                                                 

Conclusión

Podemos decir que todas las teorías antes vistas se pueden, fácilmente aplicar al trabajo o al ámbito laboral. Es por eso que es importante conocer algunos de estos método para mantener la motivación a flote en la empresa. Ya sea oficina, planta o negocio. 

Gracias a esto podemos hacer que los empleados se sientan motivados y podemos hacernos sentirnos motivados. 

Teorías Motivacionales

Teoría de las expectativas

La teoría de las expectativas se basa en que el esfuerzo para obtener un alto desempeño, está en dependencia de la posibilidad de lograr este último y que una vez alcanzado sea recompensado de tal manera que el esfuerzo realizado haya valido la pena.

Se explica sobre la base, que ésta es el resultado del producto de tres factores que son: Valencia, Expectativa y Medios.

• Valencia (V). Es la inclinación, la preferencia para recibir una recompensa. Tiene para cada recompensa en un momento dado un valor de valencia única aunque ésta puede variar con el tiempo en dependencia de la satisfacción de las necesidades y con el surgimiento de otras.
• Expectativa (E). Es una relación entre el esfuerzo realizado y el desempeño obtenido en la realización de una tarea.
• Medios (M). Es la estimación que posee una persona sobre la obtención de una recompensa.

La motivación se expresa como el producto de estos factores vistos anteriormente:

Motivación = V x E x M

La Valencia, puede ser positiva o negativa, en el primer caso existirá un deseo por alcanzar determinado resultado y en el otro caso el deseo será de huir de un determinado resultado final.

La Expectativa, se le asume un valor entre 0 y 1 en dependencia de su estimación sobre el esfuerzo realizado y el desempeño obtenido, si no ve correspondencia entre esfuerzo y desempeño el valor será 0 y viceversa 1.

Los Medios, también asumen un valor entre 0 y 1, si su estimación sobre la obtención de recompensa es equitativa con su desempeño este factor tendrá una alta calificación y de lo contrario baja.

Conclusión 

Podemos decir que la teoría de las expectativas se centra en que las personas tienen la necesidad de hacer las cosas si estas solo tienen un valor y comprobando que las acciones de las metas o las cosas que hagamos. Todo esto es gracias a la motivación. Somo sostiene esta teoría es cierto que las a las personas las mueve el realizar las cosas si sienten que lo que hacen contribuirán de alguna manera de la forma que quieren. Solo así podemos sentir la motivación para realmente alcanzarlas.
Es importante conocer que es lo que queremos alcanzar con la meta que tenemos en mente y como lo voy alcanzar y podemos recordar esta teoría para sentirnos más motivados.

Teorías Motivacionales

Teoría de las tres necesidades.

David McClelland y otros han propuesto la teoría de las tres necesidades, que afirma que existen tres necesidades adquiridas (no innatas) que son motivos importantes en el trabajo tales como: 

1. Necesidad de logro: Impulso de sobresalir, de luchar por tener éxito. Esta clasificación agrupa a aquellas personas que anteponen en su accionar el éxito en sí mismo a los premios, buscan situaciones en las cuales puedan asumir responsabilidades y les disgusta el logro de méritos por azar. 

 2. Necesidad de poder: Necesidad de que otros realicen una conducta que sin su indicación no habrían observado. Las personas que la poseen disfrutan de la investidura de “jefe” , tratan de influir en los demás y se preocupan más por lograr influencia que por su propio rendimiento. 

3. Necesidad de afiliación: Deseo de establecer relaciones interpersonales. Quienes la poseen prefieren situaciones de cooperación a las de competencia, destacándose las primeras por un alto grado de colaboración. 

Conclusión 

Estas tres necesidades son de especial importancia para la administración, ya que que se deben de reconocer que todas ellas permiten que una empresa organizada funcione adecuadamente. Además podemos ver que estas necesidades se necesitan en la vida cotidiana y que es importante conocerlas para poder tener satisfacción en la vida.